DIGI-CHECK – Smarte Kommune

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Digi-Check

für Kommunen

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Bitte ordnen Sie zunächst Ihre Kommune ein:

Bitte nennen Sie uns den Namen Ihrer Kommune:

Bitte nennen Sie uns den zugehörigen Landkreis

Bitte nennen Sie uns Ihre Funktion(en)

Landrätin oder Landrat
Oberbürgermeisterin oder Oberbürgermeister
Bürgermeisterin oder Bürgermeister
Dezernentin oder Dezernent
Amtsleiterin oder Amtsleiter
Sachgebietsleiterin oder Sachgebietsleiter
Verwaltungsfachangestellte oder Verwaltungsfachangestellter
Sonstige Funktion/en
Verantwortungsbereich Digitalisierung
Sonstiger Verantwortungsbereich

Bitte nennen Sie uns den Verwaltungstyp Ihrer Kommune:

Landkreis
Selbständige kreisangehörige Kommune ohne Sonderstatus
Stadt
Sonderstatus-Stadt
Kreisfreie Stadt

Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in Ihrer Kernverwaltung für digitalisierungsstrategische Aufgaben zuständig?* (Angabe in Vollzeitäquivalenten)

Die Kernverwaltung umfasst die Organisationseinheiten im administrativen Kernbereich (Dezernate, Fachbereiche, Ämter, Abteilungen, Sachgebiete o. ä.) einer kommunalen Verwaltung

Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in Ihrer Kernverwaltung für digitalisierungsstrategische Aufgaben zuständig?* (Angabe in Vollzeitäquivalenten)

keine
bis zu 2 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
bis zu 4 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
bis zu 10 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
mehr als 10 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

In welcher Höhe sind durchschnittliche jährliche Haushaltsmittel für Digitalisierungsmaßnahmen eingeplant?

Ist-Zahlen letztes abgeschlossenes Haushaltsjahr (in Prozent des Gesamthaushalts):

0 %
< 1 %
1 - 2 %
> 2 %

Soll-Zahlen laufendes geplantes Haushaltsjahr (in Prozent des Gesamthaushalts):

0 %
< 1 %
1 - 2 %
> 2 %

Für welche Themen führen Sie den Digi-Check durch?

Diese acht Themenbereiche werden im Digi-Check abgefragt. Sie sind alle relevant, um ein genaues Bild des Digitalisierungsgrads Ihrer Kommune zu erhalten. Wenn Sie ein Thema nicht selbst bearbeiten möchten, können Sie die bisherigen Angaben jederzeit zwischenspeichern und an andere Personen weiterleiten.

IT-Ausstattung
Kommunale Aufgaben und Kooperation
Einkauf und Beschaffung
IT-Unterstützung
Kommunikation und Beteiligung
Interne Prozesse
Personal und Kompetenzen
Zukunftsorientierung

NEUER FRAGEBEREICH
IT-Ausstattung

IT-AUSSTATTUNG
Verfügt Ihre Kommune über eine IT-Infrastruktur auf dem neuesten technischen Stand?

Alle Rechner sind über ein leistungsfähiges internes Netzwerk miteinander verbunden.

Das kann über WLAN (drahtloses Netzwerk) oder LAN (kabelgebundenes Netzwerk) erfolgen.

Unsere Fachverfahren besitzen Schnittstellen untereinander, zwischen

verschiedenen Ämtern unserer Kommune
zu Applikationen anderer Kommunen
zu Lieferanten
zu höheren Einrichtungen

IT-AUSSTATTUNG
Setzen Sie in Ihrer Kommune bereits cloudbasierte Lösungen ein (Speicherung von Daten in der Cloud, Versand von E-Mail as a Service, Nutzung von Online-Kalendern in der Cloud)?

Unsere Software ist durch den Einsatz von Software as a Service (SaaS) flexibel aufgestellt und flexibel erweiterbar.

Software as a Service (SaaS) wird bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt.

Unsere IT lässt sich je nach Bedarf flexibel durch Infrastructure as a Service (IaaS) erweitern.

Infrastructure as a Service (IaaS): Bereitstellung von Infrastruktur wie z. B. Server, Rechen- und Netzkapazitäten durch einen Cloud Provider.

Unsere IT stellt die Hardware zur Verfügung. Andere Services werden nach dem Prinzip „Platform as a Service“ (PaaS) extern eingekauft und verwaltet.

Platform as a Service (PaaS): Bereitstellung einer Computer-Plattform für Entwickler von Webanwendungen durch einen Cloud Provider.

IT-AUSSTATTUNG
Welche Daten sind digital, strukturiert in Ihrer Verwaltung verfügbar?

Personenbezogene Daten nach DSGVO

Keine
Strukturiert aber nicht digital
Digital
Digital und strukturiert

Daten aus laufenden und abgeschlossenen Antragsverfahren

Keine
Strukturiert aber nicht digital
Digital
Digital und strukturiert

Personalstammdaten

Keine
Strukturiert aber nicht digital
Digital
Digital und strukturiert

Finanzdaten

Keine
Strukturiert aber nicht digital
Digital
Digital und strukturiert

Prozessbeschreibungen (Richtlinien, Vorschriften, Aufgabenbeschreibungen, Arbeitsabläufe etc.)

Keine
Strukturiert aber nicht digital
Digital
Digital und strukturiert

Daten über laufende Prozesse (z. B. Stand der Auftragsabwicklung / Aufgabenerfüllung)

Keine
Strukturiert aber nicht digital
Digital
Digital und strukturiert

Daten über Gebäude / Infrastruktur / Energieaufkommen

Keine
Strukturiert aber nicht digital
Digital
Digital und strukturiert

IT-AUSSTATTUNG
Welche Maßnahmen führen Sie im Bereich IT-Sicherheit durch?

Wir sichern unsere Daten intern durch Daten-Backups:

Nein
durch lokale Daten-Backups (z. B. auf Festplatten)
durch eigenverwaltete cloudbasierte Daten-Backups
über einen externen Dienstleister

Wir sichern unsere interne Kommunikation und Softwaresysteme:

Nein
durch File Vault (Dateiverschlüsselung)
durch Zwei-Faktor-Authentifizierung
durch Hardwareunterstützte Zugangsberechtigung (TAN-Reader, Online-Zutrittskarte)

Wir sichern unsere IT-Umgebung mit Firewalls und Virenschutz-Programmen.

Nein
Installation und Betreuung erfolgen durch interne IT
Installation und Betreuung erfolgen durch externe IT

Ein Notfallhandbuch ist

nicht vorhanden
in Planung
in der Erstellung
wird geführt

NEUER FRAGEBEREICH
Kommunale Aufgaben und Kooperation

KOMMUNALE AUFGABEN UND KOOPERATION
Wie weit ist die Digitalisierung Ihrer Verwaltungsprozesse in den folgenden Handlungsfeldern fortgeschritten?

KOMMUNALE AUFGABEN UND KOOPERATION
Bereitstellung und Weiterentwicklung der digitalen Services

KOMMUNALE AUFGABEN UND KOOPERATION
Kooperationen im Bereich Smart City / Smart Region

Es werden Strukturen geplant, um das Thema Smart City / Smart Region im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit umzusetzen.

Das kann über WLAN (drahtloses Netzwerk) oder LAN (kabelgebundenes Netzwerk) erfolgen.

Wir lassen uns im Bereich Smart City / Smart Region beraten durch

Verbände
private Unternehmen
Hochschule oder Forschungseinrichtungen
andere Kommune

Im Bereich Smart City / Smart Region sind wir Kooperationen zu Entwicklung oder Forschung eingegangen mit

Verbänden
Privaten Unternehmen
Hochschulen oder Forschungseinrichtungen

EINKAUF UND BESCHAFFUNG
Wie ist in Ihrer Kommune die Beschaffung organisiert?

Unsere Beschaffung von Waren und Dienstleistungen (Ausschreibung nicht erforderlich / Rahmenvertrag liegt vor) ist intern über ein ERP-System organisiert, das den Bestand, die Bestellungen, den Bestellstatus oder den Lieferzustand anzeigt.

Das kann über WLAN (drahtloses Netzwerk) oder LAN (kabelgebundenes Netzwerk) erfolgen.

Unser Beschaffungssystem löst automatische Vorgänge aus.

Das kann über WLAN (drahtloses Netzwerk) oder LAN (kabelgebundenes Netzwerk) erfolgen.

NEUER FRAGEBEREICH
IT-Unterstützung

IT-Unterstützung
Wie stark sind Ihre Prozesse bei der Erbringung der Dienstleistungen bereits digitalisiert?

IT-Unterstützung
Wie unterstützt Sie Ihre IT-Abteilung bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben?

Bei bestimmten Arbeitsschritten zur Erfüllung unserer Aufgaben werden den Beschäftigten vor Ort Bedienungshinweise und Prozessbeschreibungen elektronisch zur Verfügung gestellt.

Dazu können zusätzlich auch Skizzen, Protokolle und Memos, Zeichnungen, Pläne, Materialdaten des Warenlagers, Lieferunternehmen, Daten von Projektpartnern oder Daten der Buchhaltung gehören.

NEUER FRAGEBEREICH
Kommunikation und Beteiligung

KOMMUNIKATION UND BETEILIGUNG
Wie stark ist Ihre Kommune in den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit und Services digitalisiert?

Die Internetpräsenz unserer Verwaltung ist barrierefrei.

Barrierefreie digitale Dienste sind Web-Angebote, die von allen Nutzern unabhängig von ihren individuellen Einschränkungen oder technischen Möglichkeiten uneingeschränkt (barrierefrei) genutzt werden können.

Wir nutzen Werkzeuge zur Analyse des Verhaltens bei Besuchen auf unseren Websites (z.B. Google Analytics).

Suchmaschinenmarketing (SEM) dient als Überbegriff für die zielgerichtete Optimierung der Auffindbarkeit über Suchmaschinen. Dazu gehören die Bereiche der Suchmaschinenoptimierung (SEO) sowie des Search Engine Advertising (SEA). Tools wie Google AdWords werden hier verwendet.

Bürgerinnen und Bürger oder die Wirtschaft können den Status der beantragten Leistungen und Services online nachvollziehen.

Hier geht es um den Aspekt, ob die Phase, in der sich die Leistung oder der Service in der Erstellung befindet, dem/der Antragstellenden zugänglich ist.

Wir verwenden das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo).

beBPo steht für die Möglichkeit für Behörden sowie juritische Personen des öffentlichen Rechts, einen sicheren Übermittlugnsweg für das Zustellen elektronischer Dokumente und für den Austausch mit Gerichten zu eröffnen und ist ab 01.01.2022 gesetzlich verpflichtend einzurichten.

NEUER FRAGEBEREICH
Interne Prozesse

INTERNE PROZESSE
Wie hoch ist der heutige Digitalisierungsgrad bei Ihren internen Prozessen?

Wir arbeiten mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) (wie z.B. eAkten).

Unter Dokumenten-Management-Systemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie in der gesamten Verwaltung zugänglich zu machen.

In unserer Verwaltung gibt es online eingehende Verwaltungsvorgänge, die digital und medienbruchfrei weiterverarbeitet werden.

Unter Medienbruch wrid der Wechsel zwischen digitaler und analoger Verarbeitungsform verstanden. Bei einem Medienbruch müssen analoge Bearbeitungsschritte bspw. durch Scannen wieder digitalisiert werden.

In einem integrierten Finanzverwaltungs-System werden automatisch Übersichten erstellt, Analysen durchgeführt und zur Verfügung gestellt.

Dazu gehören insbesondere die typischen Aufgaben eines planenden und steuernden Controllings wie z. B. Budgetübersichten, Finanzplanungen etc.

Die typischen Dokumente der Personalverwaltung werden in einer digitalen Personalakte erfasst (z.B. Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Zeiterfassung, Arbeitsstundenübersichten, Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterbewertungen, Schulungsnachweise).

Die digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte) ist eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte mit dem Ziel, Formulare und Korrespondenzen digital zu handhaben.

NEUER FRAGEBEREICH
Personal und Kompetenzen

PERSONAL UND KOMPETENZEN
Wie schätzen Sie die Kompetenzen Ihrer Beschäftigten im Umgang mit digitaler Kommunikation und Kollaboration ein?

Beschäftigte in unserer Verwaltung verwenden die übliche betriebliche Standardsoftware zielgerichtet und sicher (z.B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail-Programm).

Als typisches Beispiel lässt sich beispielsweise MS Office nennen. Dieses Beispiel dient nur der besseren Veranschaulichung. Hierbei handelt es sich nicht um eine Produktempfehlung.

BUnsere Beschäftigten haben unabhängig vom Arbeitsplatz die Kompetenz auf Dokumente gemeinsam zuzugreifen, da wir digitale Kollaborations-Tools einsetzen, etwa zur Projektplanung und Kommunikation.

Kollaborations-Tools erlauben die zeitgleiche Bearbeitung eines Dokuments durch unterschiedliche Personen.

PERSONAL UND KOMPETENZEN
Inwieweit stellen Sie sicher, dass die digitalen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand sind?

Bei der Suche und Auswahl neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter achten wir besonders auf digitale Kompetenzen.

z. B. fundierte Kenntnisse in den Bereichen Data Science/Datenanalyse, Programmierung, Anwendungen

In unserer Verwaltung herrscht grundsätzlich eine motivierende Lernkultur.

z. B. wird das projektbasierte Erlernen und Erproben von agilen Arbeitsmethoden gefördert und unterstützt.

NEUER FRAGEBEREICH
Zukunftsorientierung

ZUKUNFTSORIENTIERUNG
Haben Sie für Ihre Kommune bereits eine zukunftsorientierte Digitalisierungsstrategie erarbeitet?

Wir haben eine übergreifende kommunale Digitalisierungsstrategie formuliert, die von der Verwaltungsleitung unterstützt wird.

Nein
Beabsichtigt
In Erstellung
Ja

Wir steuern das Vorgehen durch eine Digitalisierungsbeauftragte bzw. einen Digitalisierungsbeauftragten.

Nein
Ja

ZUKUNFTSORIENTIERUNG
Haben Sie sich mit dem Thema Smart City / Smart Region beschäftigt?

Unsere Verwaltung verfügt über eine Strategie oder Roadmap zur Smart City / Smart Region.

Nein
Beabsichtigt
In Erstellung
Ja

Smart City / Smart Region ist Teil des Leitbildes unserer Kommune / unseres Landkreises.

Nein
Beabsichtigt
In Erstellung
Ja

Wir steuern das Thema durch eine Beauftragte bzw. einen Beauftragten für Smart City / Smart Region.

Nein
Ja

ZUKUNFTSORIENTIERUNG
Setzt Ihre Kommune die folgenden digitalen Technologien und Konzepte in kommunalen Aufgaben ein?

Apps zur Automatisierung von internen Arbeitsschritten oder der Interaktion mit Bürgerinnen, Bürgern sowie Unternehmen.

z. B. Kundenzufriedenheits-Apps, Buchhaltung, Inventur, Arbeitsplanerstellung

Augmented Reality / Virtual Reality

Augmented Reality ist die computergestützte Erweiterung der Realitätswahrnehmung (z. B. durch Ergänzung von Bildern / Videoos mit computergenerierten Zusatzinformationen mittels Einblendung / Überlagerung, insbesondere durch spezielle AR-Brillen). Virtual Reality hingegen ist eine computergenerierte, interaktive Wirklichkeit.

Big Data / Data Analytics

Big Data bezeichnet Datenmengen, die zu groß, zu komplex, zu schnelllebig oder zu schwach strukturiert sind, um sie mit manuellen und herkömmlichen Methoden der Datenverarbeitung auszuwerten.